○十勝中部広域水道企業団文書管理規程

昭和56年11月6日

企業管理規程第3号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、事務の処理を適正にし、かつ、能率的な運営を図るため、その取扱基準を定めるものとする。

(公文書の種類)

第2条 公文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの

 企業管理規程 内部的事務執行上必要な事項について定めるもの

(2) 公示文書

 告示 企業長が、法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等を公示する場合に発するもの

 公告 法令の規定により公告すべき旨が規定されているもの、その他軽易と思われる事項を周知させる場合に発するもの

(3) 令達文書

 訓令 職務運営上の基本的事項等について補助機関又は職員に対し発するもの

 訓 企業長が補助機関又は職員に対し、個別的に命令する場合に発するもので公表しないもの

 指令 申請書等に基づき特定の個人若しくは団体等に対して許可等の行政行為をするもの又は一方的に指示命令するもの

 通達 補助機関又は職員に対し、法令の解釈、運用方針等職務上の細目的事項を指示し、その他一定の行為を命ずるもの

(4) 往復文書 通知、照会、回答、諮問、答申、報告、協議、申請、建議、進達、副申、内申、勧告等の公文書

(5) その他の公文書 復命書、事務引継書、証明書、契約書等前各号に掲げる公文書以外の公文書

(事務処理の原則)

第3条 事務処理は、文書によって行うことを原則とする。

2 文書による事務の処理は、決裁を受けて行うものとする。

3 文書の処理は、正確かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書記述の原則)

第4条 文書を作成するときは、簡潔かつ明瞭に表現しなければならない。

(文書の取扱)

第5条 文書は、常にていねいに取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

2 秘扱い文書は、特に細心な注意をはらって取り扱い、部外のもの又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

3 文書のとじ方は、特殊の場合を除き左とじとし、容易に分離しないようにとじなければならない。

(文書の総括)

第6条 課長は、文書の管理に関する事務を総括し、企業団における文書及びこれに附随する物品の収受、配布並びに完結文書の保存の事務を掌理する。

(課長、係長の職務)

第7条 課長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、随時文書の処理状況を調査して事務処理の促進に努めなければならない。

2 係長は、課長の指揮を受けて、その所管する文書事務の処理を推進し、文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書取扱責任者及び文書整理担当者)

第8条 課長の文書に関する職務を補佐させるため、課に文書取扱責任者及び文書整理担当者各1名を置く。

2 文書取扱責任者及び文書整理担当者は、課長が命免する。

(文書取扱責任者及び文書整理担当者の職務)

第9条 文書取扱責任者は、課長の命を受け、その課内における次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書事務処理の指導及び改善に関すること。

(2) 収受文書の点検及び配布に関すること。

(3) 文書、図書の整理及び管理に関すること。

(4) 保存文書の引継ぎ及び廃棄等に関すること。

(5) その他文書の取扱いに関し必要な事項

2 文書整理担当者は、文書取扱責任者の指示を受けてその事務を補助する。

(諸帳簿)

第10条 課に次の帳簿を置く。

(1) 文書収受発送簿

(2) 特殊文書配布簿

(3) 親展文書配布簿

(4) 令達番号簿

(5) 書留文書受理簿

(6) 郵便物発送簿

(7) 文書遍信簿

(文書の記号及び番号)

第11条 文書には、文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易な文書については、「号外」として、又は庁内限りの文書については、「事務連絡」として処理することができる。

2 文書の記号は、「十中水」の次に課の頭文字を記し秘密に属するもの又は親展文書については「秘」を、指令文書については「指令」の文字を記号の次に加えるものとする。

3 文書の番号は、文書収受発送簿により、各課ごとに4月1日から翌年3月末日までの一連番号とする。ただし、同一事件に属する往復文書は、その事件が完結するまで同一の番号を用いなければならない。

(事務概要の提出)

第12条 課長は、前年度中における課の事務の概況等をとりまとめ、毎年6月20日までに企業局長を経て企業長に提出しなければならない。

第2章 収受及び配布

(収受文書の処理)

第13条 企業団に到着した文書その他の郵便物は、次の方法により処理しなければならない。

(1) 文書は、親展(秘の表記あるものを含む。)及び入札の表記あるもの並びに他の機関あての文書又は私文書を除き、すべて開封し、文書の右上欄外余白に受付印を押す。

(2) 書留文書及び金券又はこれに類するものを添付した文書は、前号の規定による取扱いのほか、その文書の余白(文書の内容に応じ、その封皮)に「書留」又は「金品添付」若しくはその両方の印を押し、かつ、その内容を記し、取扱者が証印の上、特殊文書配布簿に登載する。

(3) 不服申立て、訴訟、審査請求、その他到達の日時が権利の得喪に関する文書は、第1号の規定による取扱いのほか、その文書の欄外に収受の時刻を朱記し、取扱者が証印の上、特殊文書配布簿に登載する。なお封皮のあるものはこれを添付する。

(4) 親展文書は、その封皮に受付印を押し、親展文書配布簿に登載する。

(5) 封皮に入札書の表記のあるものは、その封皮に収受日時を朱記し、取扱者が証印の上、親展文書配布簿に登載する。

(6) 電報は、その余白に受信日時を朱記し、親展文書配布簿に登載する。この場合、親展電報は、閉封のままとし、親展以外のもので約字を用いたものは訳文を付する。

(7) 文書以外の郵便物は、前各号に準じて処理する。

2 文書その他の郵便物の収受に関し、送達証明の請求があるときは、その取扱者において受領書を交付し、又は受領印を押すものとする。

第14条 削除

(親展文書の配布)

第15条 親展文書のうち、企業長あてのものは閉封のまま配布証印を徴し、企業長の閲覧に供するものとする。

(企業長あての親展文書の開封及び回付)

第16条 企業長あての親展文書の開封は、企業長自ら開封するものとする。ただし、企業長が公務出張等により開封することができないときは、その差出人等を考慮して課長が開封することができるものとする。

2 開封した企業長あての親展文書は、企業長の指示を経て課長が受付印を押し、親展文書配布簿に登載し、文書取扱責任者に回付するものとする。

第17条及び第18条 削除

第3章 事務の処理

(処理方針)

第19条 課長は、収受文書を閲覧し、自ら処理するもののほかは、当該事務の担当係長に処理方針及び処理期限を示して処理させなければならない。

2 係長は、当該事案の事務担当者を定め、この処理につとめなければならない。

(収受文書の取扱い)

第20条 事務担当者は、係長から文書を受け取ったときは、そのつど速やかに内容を検討し、処理方針の明らかでないものは確認し、不備のものは直ちに照会して補正等の処理をとるとともに、処理期限のあるものはその期限内に、その他のものは直ちにこれを処理しなければならない。この場合、処理期限に余裕のあるもの若しくは直ちに処理できないもの又は処理中のものは、「未処理文書」と表記した紙ばさみに納め、係長が指定する箇所に整理し、担当者が不在の場合でもわかるようにしておかなければならない。

2 文書の内容により、速やかに上司の閲覧に供さなければならないと認めるもの又は調査等のため日時を要し、直ちに処理することができないものは、当該文書の欄外に「一応供覧」と朱記し、上司の閲覧に供さなければならない。この場合、重要な文書で上司の指揮により処置する必要があるものは自ら携行してその指示又は承認を受けなければならない。

3 第1項の規定により、紙ばさみに納めた文書は、毎早朝これを点検し、処理が遅延することのないよう留意しなければならない。

(収受文書の処理方法)

第21条 収受文書は、次条に規定する発議による場合又は特別の場合のほかは、次の各号により処理しなければならない。

(1) その処理が単に閲覧をもってたりるものにあっては、当該文書の欄外に「供覧」と朱記し、決裁を受けること。この場合、法令に関するものは「例規」、法令の解釈又は運用等法令に準じた扱いを要するものは「例規処理」と朱記するものとする。

(2) その処理が軽易な事項のものにあっては、当該文書の余白に処理上必要な事項を記載して決裁を受けることができる。

(発議)

第22条 事務処理の発議は、起案書を用い起案しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(1) 軽易かつ単一の事項で、複写起案書を用い処理することができるもの

(2) 収受文書で前条の規定により処理するもの

(3) 別に処理の方法について定めのあるもの又はあらかじめ定めた例文若しくは帳簿等により処理するもの

2 発議に際しては、上司が事案の内容について十分検討できる日時の余裕をおいて行うものとし、特に次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) その目的を適確にとらえ、又は上司の意図を理解し、総合的判断のもとにこれらにそうよう心がけること。

(2) 発議事項の考え方、解釈、法令の適用等については、前例、慣例、行政実例、判例を参照する等法律的見地、行政的見地及び財政的見地の角度から検討し、客観的な考慮の下に行うよう心がけること。

(口頭又は電話による事務の処理)

第23条 口頭又は電話による照会、回答、報告等の事項で重要なものについては、起案書を用い、事前に発議し、及びその経過を供覧しなければならない。この場合、通話先、通話時刻等必要事項を付記するものとする。

2 前項の規定による処理は、口頭又は電話により受理した場合においても同様とする。

(事務処理の簡素化)

第24条 事案の処理について軽易なもの又は成規定例の事項については、例文を定め、又は帳票等に記載して処理するように努めなければならない。

2 願、届又は上申等の文書でその内容が不完全のため返戻するもの又は軽易な事件の回答で当該文書を保存する必要のないものは符箋用紙により処理することができる。

(文書の公布等の処理)

第25条 法規文書、公示文書及び令達文書で公布又は公表を必要とするものは、令達番号簿に登載し、十勝中部広域水道企業団公告式条例(昭和56年条例第3号)の定めるところにより処理しなければならない。

第4章 事務の施行及び発送

(既決文書の処理)

第26条 決裁の終わった文書で浄書、発送その他施行を要するものは、速やかに処理しなければならない。この場合、起案文書にあっては、担当者において施行完了の日付を記入しなければならない。

2 前項により処理の終わった文書及び決裁の終わった文書で別段の処理を要しない文書は、担当者において完結した日付を記入しなければならない。

(校合)

第27条 文書を浄書したときは、必ず原議と校合しなければならない。

2 校合は、原則として2人で行い、起案者又は上席者が浄書文書を確認するものとする。

3 浄書及び校合担当者は、原議が起案書を用いたものであるときは、当該欄に認印しなければならない。

(発信者名)

第28条 文書の発信者名は、企業長名(委任事務については、当該受任者名)を用いる。ただし、次の各号の一に該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(1) 企業団の各施設が対外的に発送する文書で、その内容が軽易なものは、当該施設名又は当該施設の長名

(2) 削除

(発送文書の公印)

第29条 発送文書は、すべて公印を押し、特に重要と認められる文書については契印をしなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上不要と認められるものは、これを省略することができる。

第30条 削除

(発送手続)

第31条 発送文書を受けたときは、郵便物発送簿に登載し、その日のうちに発送の処理をしなければならない。この場合、郵便料の支払は、原則として料金後納の扱いで処理するものとする。

(発送の例外)

第32条 発送文書のうち、郵送によることができないもの又は郵送が適当でないものについては、適宜の方法により発送することができる。

2 前項により送達する場合で重要かつ必要と認めるものは、文書逓信簿に登載し、受領印を受けなければならない。

第5章 文書の整理、保管及び保存

(文書の整理)

第33条 文書は、常に未着手文書、未完結文書又は完結文書に区分して整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 重要な文書は、紛失、盗難、火災等の予防を完全にしておくとともに、災害時に際しては、いつでも持ち出すことができるよう準備し、格納箱等には「非常持出し」の表示をしておかなければならない。

3 文書は、別に定めのあるもののほか部外者に閲覧させ、若しくは写させ、又は庁外に持ち出させてはならない。ただし、官公庁等から公用に必要のため申出があった場合又はその他の者からの申出があった場合において、特に支障がなく、かつ、やむを得ない理由によるものと企業局長が認めたときは、この限りでない。

(完結文書の整理、保管等)

第34条 完結文書は、伝票その他保管の方法について特別の扱いをすることが適当なものを除き、その文書の種類又は内容に応じて区分し、起案書の文書については、所定の欄に、起案書以外の文書については右上欄外に所要事項を記入し、これを種類名の表記した紙ばさみに納め、文書取扱責任者が指定する箇所に保管しなければならない。この場合、区分した文書の形体により仮とじとすることができる。

(文書保存期限)

第35条 文書の保存期限は、法令で定めのあるもののほか、永久、10年、5年、3年又は1年とする。

永久保存に属する文書

(1) 条例、規則、企業管理規程及び告示等に関する文書

(2) 企業団議会の議決書等に関する文書

(3) 重要な事業計画及び実施に関する文書

(4) 訴訟、審査請求等に関する文書

(5) 重要な損失補償及び損害賠償に関する文書

(6) 決算書、財務諸表及び特に重要な各帳簿等に関するもの

(7) 重要な固定資産の取得管理及び処分に関する文書(設計図書、工事仕様書、精算書及び登記権利証書に限る。以下同じ。)

(8) 重要な契約書、協定書等

(9) 職員の任免、賞罰に関する文書

(10) 企業長の事務引継書

(11) 企業団の沿革となるべき重要な文書

(12) 陳情等に関する文書

(13) 前各号に掲げる文書に類するものその他永久保存を必要と認める文書

10年保存に属する文書

(1) 通知、催告、申請、届出、照会、回答及び報告に関する文書で重要なもの

(2) 許可、認可、承認、取消し等に関する文書で重要なもの

(3) 損失補償及び損害賠償に関する文書

(4) 固定資産の取得、管理及び処分に関する文書

(5) 予算、決算及び出納に関する文書

(6) 前各号に掲げる文書に類するものその他10年保存を必要と認める文書

5年保存に属する文書

(1) 事業の計画及び実施に関する文書

(2) 通知、催告、申請、届出、照会、回答及び報告に関する文書

(3) 許可、認可、承認、取消し等に関する文書

(4) 工事の執行に関する文書

(5) 契約、協定等に関する文書

(6) 収入伝票、支払伝票、振替伝票、仕訳日計表、収支日計表、検査調書、領収書その他予算、決算及び出納に関する文書

(7) 帳簿、台帳、名簿等

(8) 局長の事務引継書

(9) 前各号に掲げる文書に類するものその他5年保存を必要と認める文書

3年保存に属する文書

(1) 事業の計画及び実施に関する文書で軽易なもの

(2) 出勤簿、有給休暇簿、欠勤簿、週休日(休日)振替簿、時間外勤務及び休日勤務命令簿、出張命令簿、証人等としての出頭に関する届及び事務引継書(企業長及び局長に係るものを除く。)その他職員の服務に関する文書

(3) 重要な講習会、研修及び会議に関する文書

(4) 職員の給与、旅費等に関する文書

(5) 職員の福利厚生に関する文書

(6) 予算編成方針、予算見積調書、予算執行計画、令達書、倉入伝票、倉出伝票、納品書、その他予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの

(7) 電気工作物の補修工事記録、巡視、点検及び測定記録、電気事故記録、運転日誌等

(8) 監査及び出納検査に関する文書

(9) 前各号に掲げる文書に類するものその他3年保存を必要と認める文書

1年保存に属する文書

(1) 講習会、研修及び会議に関する文書で軽易なもの

(2) 収支予定表、物品調達伝票、消耗品請求票、事故報告書その他予算、決算及び出納に関する文書で特に軽易なもの

(3) 日誌、諸資料等で軽易なもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、永久年、10年、5年又は3年に属しない文書

(保存期間の起算)

第36条 文書の保存期間の起算は、処理済年月日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保管する文書の保存期間の起算は、処理済年月日の属する年の翌年の1月1日とする。

2 前項の規定にかかわらず、契約に関する文書の保存期間の起算は、当該契約に関する年度の翌年度の4月1日とする。

(保管の例外)

第37条 軽易な完結文書及び各種印刷物、カタログ、資料等で一定期間の保管を要しないものについては、分類及び製本することなく、その内容の軽重に応じて適当期間(1月、3月、6月又は9月)の保管をもって廃棄することができる。

2 前項により廃棄する文書の種類及び保管の期間の基準については、文書取扱責任者が課長と協議してあらかじめ定めておかなければならない。

3 文書の廃棄は、課長がまとめて行うものとし、当該文書について文書取扱責任者の検閲をうけたのち適当に束ね、指定する日及び場所に提出するものとする。

(委任)

第38条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、企業長が別に定める。

この規程は、昭和56年11月6日から施行する。

(昭和57年9月4日企業管理規程第4号)

この規程は、昭和57年9月4日から施行する。

(平成7年4月1日企業管理規程第2号)

この規程は、平成7年4月1日から施行する。

(平成9年3月28日企業管理規程第16号)

この規程は、平成9年4月1日から施行する。

(平成14年3月13日企業管理規程第4号)

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

(平成18年4月1日企業管理規程第9号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

(平成28年3月2日企業管理規程第1号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

十勝中部広域水道企業団文書管理規程

昭和56年11月6日 企業管理規程第3号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第3章 文書・公印
沿革情報
昭和56年11月6日 企業管理規程第3号
昭和57年9月4日 企業管理規程第4号
平成7年4月1日 企業管理規程第2号
平成9年3月28日 企業管理規程第16号
平成14年3月13日 企業管理規程第4号
平成18年4月1日 企業管理規程第9号
平成28年3月2日 企業管理規程第1号